Kebanyakan Rapat Membuat Orang Sinting

Dahlan Iskan
SUDAHKAH terbukti jumlah rapat-rapat di Kementerian BUMN turun 50 persen seperti yang saya inginkan? Angka pastinya masih dikumpulkan. Tapi dari penjelasan para direktur utama BUMN, terasa sekali jumlah rapat itu menurun drastis.

“Rasanya turun 60 persen,” ujar Nur Pamudji, Dirut Perusahaan Listrik Negara. “Selama tiga bulan ini saya baru rapat dua kali di kementerian. Kira-kira menurun 75 persen,” ujar Karen Agustiawan, Dirut Pertamina.

Rapat memang harus dikurangi. Kerja yang harus ditambah. Kerja, kerja, dan kerja. Di birokrasi, kesibukan rapat itu memang luar biasa. Jadi salah anggapan masyarakat selama ini kalau birokrasi itu malas. Birokrasi itu rajinnya bukan main. Kalau sudah rapat bisa panjang sekali. Bahkan untuk satu topik saja bisa dilakukan berkali-kali.



Tentu ada dampak negatifnya. Penghasilan sejumlah staf menurun. Dampak lainnya: banyak ruang rapat yang kosong. Saya suka turun-naik dari lantai ke lantai. Terasa benar ruang yang mahal itu terlalu boros penggunaannya. Padahal ruang rapat itu banyak yang ukurannya besar. Maka beberapa staf di Kementerian BUMN mengusulkan agar segera dilakukan penataan ulang seluruh ruang kerja.


Tentu saya menghargai usul seperti itu dan harus segera dilaksanakan. Pepatah hemat pangkal kaya rupanya sudah banyak dilupakan di zaman yang serba ada ini. Digantikan adagium: boros itu meningkatkan pertumbuhan ekonomi! Kalau semua orang berhemat, siapa yang belanja? Bagaimana nasib pabrik-pabrik?


Boros ruangan tentu memberikan contoh yang kurang baik. Secara kasar bisa dihitung paling sedikit akan ada dua lantai dari gedung 22 lantai di dekat Monas itu yang bisa dihemat. Beberapa BUMN yang selama ini masih sewa kantor (ada satu BUMN yang untuk salah satu bagiannya harus sewa kantor Rp 50 miliar selama lima tahun!) bisa pindah ke gedung ini.


Apakah penurunan jumlah rapat di Kementerian BUMN itu sudah membuktikan otomatis BUMN-BUMN kini lebih banyak kerja, kerja, kerja? Tentu belum bisa dibuktikan seketika. Bukti yang terbaik adalah hasil tutup buku akhir tahun nanti. Benarkah kinerja BUMN meningkat? Ataukah berkurangnya panggilan rapat dari kementerian itu justru melonggarkan kontrol dan membuat BUMN kian malas?

Berkurangnya jumlah rapat secara drastis di Kementerian BUMN itu sebenarnya bukan berarti menurunnya intensitas komunikasi. Sejumlah rapat itu kini sudah digantikan oleh terbentuknya grup BlackBerry Messenger.

Misalnya ada satu grup BBM yang semua anggotanya eselon satu. Maka meski Rapim Kementerian BUMN hanya dilakukan satu minggu satu kali (tiap Selasa jam 07.00), pada dasarnya rapat itu berlangsung bisa beberapa kali sehari. Hanya forumnya tidak di ruang rapat dengan sebuah meja rapat, tapi di forum BBM. Peserta bisa di mana saja dan sedang melakukan apa saja. Yang jelas tidak ada hidangan makanan kecil dalam rapat seperti ini.

Ada juga grup BBM yang anggotanya menteri, wakil menteri, seorang deputi, dan semua direktur utama BUMN yang bergerak di bidang pangan. Maka masalah-masalah peningkatan produksi beras di BUMN dibicarakan di “ruang rapat tanpa hidangan” ini.

Demikian juga ada grup BBM bidang gula. Anggotanya menteri, wakil menteri, deputi bersangkutan, dan semua direktur utama yang membawahi urusan gula. Ada grup BBM energi. Dan sebentar lagi, setelah holding perkebunan terbentuk akan diadakan grup BBM perkebunan.

Rapat melalui grup BBM seperti itu intensifnya bukan main. Juga hemat sekali waktu. Bahkan “rapat itu” berlangsung tidak mengenal hari dan jam. Bisa saja pada hari Minggu ada topik yang harus dibahas. Bahkan ada yang sampai jam 23.00 waktu setempat masih mengajukan pendapat.

Isi dan kualitas pembicaraan tidak kalah dengan rapat yang dilaksanakan di ruang rapat sungguhan. Meski menggunakan BBM, jangan khawatir dimanfaatkan untuk yang bukan-bukan. Tidak akan ada pembicaraan mengenai apel malang atau apel washington di situ.

Sesekali ada yang memasukkan humor, tapi biasanya kalau lagi akhir pekan. Arifin Tasrif, Dirut Pusri Holding yang tergabung dalam grup BBM pangan, termasuk yang suka kirim humor. Hanya kadang saya sulit mengenali nama asli mereka karena banyak yang pakai nama maya. Arifin Tasrif, misalnya, di BBM menggunakan nama Kapal Selam. Rupanya dia sekalian jualan pempek Palembang.


Tentu saya sangat menganjurkan agar semua BUMN membentuk grup-grup BBM seperti itu. Intensifnya luar biasa. Ini saya rasakan sewaktu masih di PLN. Waktu itu saya memiliki tujuh grup: grup khusus yang anggotanya semua direksi plus sekretaris perusahaan, grup saya dengan para general manajer se-Jawa-Bali, grup saya dengan para general manajer se-Indonesia barat, grup saya dengan semua general manajer se-Indonesia Timur.

Juga grup saya dengan para manajer perencanaan, grup saya dengan para manajer keuangan, grup saya dengan para manajer SDM, dan seterusnya. Keluhan masyarakat, info soal korupsi, pengaduan tender yang main-main dan segala persoalan yang berkembang bisa langsung dikomunikasikan melalui grup BBM.

Model komunikasi manajemen seperti ini, sekaligus bisa menerabas batas-batas hirarkhi dan birokrasi. Juga bisa lebih terbuka. Kekurangan di satu tempat langsung diketahui siapa pun di tempat lain. Kalau tidak terbiasa memang seperti membuka aib dan kelemahan, tapi itulah cara yang efektif untuk melakukan perbaikan.

Kalau niatnya sudah untuk melayani masyarakat, soal kelemahan yang dibuka di depan sesama manajer seperti itu tidak akan terasa sebagai aib lagi. Justru dengan cara itu tanggungjawab bisa muncul.

Apalagi bukan hanya soal kekurangan yang dibeber di grup BBM. Tapi juga soal prestasi. Dulu sering saya memasukkan pujian dari pelanggan listrik yang dikirimkan via SMS ke handphone saya. SMS itu langsung saya masukkan ke dalam grup BBM. Sebagai pendorong bahwa hasil kerja keras mereka diapresiasi oleh masyarakat luas.

Salah satu contoh ketika Peter Gontha memuji PLN via SMS; yang merasa kaget petugas PLN begitu cepat datang ke rumahnya yang listriknya lagi bermasalah dan petugas itu tidak mau diberi uang tip. SMS itu saya masukkan ke grup BBM dan dalam waktu singkat menyebar luas ke jajaran PLN.

Sungguh sangat banyak rapat yang sebenarnya bisa diselesaikan dengan cara yang tidak perlu harus membuang waktu sampai lima jam (satu jam perjalanan, tiga jam rapat, satu jam perjalanan kembali). Kecuali kalau rapatnya benar-benar harus dan bisa mengambil keputusan saat itu.

Tentang rapat pimpinan Kementerian BUMN sendiri, kini tidak lagi dilakukan di kantor kementerian BUMN. Tiap Selasa lokasi rapat itu berpindah dari BUMN satu ke BUMN lainnya. Sekaligus agar seluruh eselon satu Kementerian BUMN mengetahui dengan mata kepala sendiri markas BUMN yang selama ini sering mereka panggil.

Sekalian untuk mengecek apakah di BUMN tersebut juga sudah dilakukan rapat pimpinan setiap Selasa jam 07.00 waktu setempat. Rapat paling jauh dilakukan di BUMN Angkasa Pura II Selasa lalu. Sekalian untuk mengecek persiapan perbaikan Bandara Soekarno-Hatta.

Perubahan memang sedang dilakukan. Ruang ATC/tower sudah lebih disiplin dan bersih. Tidak ada lagi yang merokok di ruang kontrol lalu-lintas pesawat. Peningkatan kapasitas tower menjadi dua sisi juga sudah hampir selesai.

Satu sodetan express taxy sudah selesai, tinggal membuat satu lagi. Bagian-bagian jalan yang sempit yang menjadi sumber kemacetan di sekitar bandara sudah dipagari seng, pertanda proyek pelebaran jalan sedang dilakukan.

Yang tahun ini mulai dikerjakan adalah: pembuatan gedung parkir empat tingkat di tengah-tengah antara terminal satu dan dua. Di tengah-tengah itu tahun ini mulai dibangun juga stasiun kereta api. Gedung parkir dan stasiun itu harus selesai akhir tahun depan.

Sementara menunggu gedung parkir, segera dilakukan pengaturan darurat: banyaknya mobil yang menginap di bandara akan disediakan lokasi khusus. Kendaraan karyawan bandara dan karyawan toko-toko di bandara akan dialihkan juga di lokasi lain. Ini agar lokasi parkir bandara lebih diperuntukkan melayani penumpang.

Terminal 3, yang sekarang ini hanya seperti huruf I, akan dikerjakan menjadi huruf U lebar. Berikut apron-nya sekalian. Dari terminal tiga akan dihubungkan dengan kereta tanpa supir menuju Terminal 1 dan 2. Pembangunan Terminal 3 ini juga harus sudah selesai akhir tahun depan. Kalau semua pekerjaaan itu selesai maka daya tampung Bandara Soekarno Hatta meningkat menjadi 60 juta pemakai jasa. Sekarang ini sudah 50 juta pemakai jasa per tahun yang memadati bandara yang mestinya hanya untuk 22 juta pemakai jasa itu.

Memang masih ada proyek besar lainnya: membangun landasan nomor 3 dan membangun Terminal 4. Tapi proyek ini memerlukan waktu lebih panjang. Masih harus membebaskan tanah 730 Ha yang tentu tidak akan mudah.

Dengan mengurangi kesibukan rutin berupa rapat-rapat yang kurang efektif, pemikiran memang bisa lebih dicurahkan untuk hal-hal yang lebih mendasar. Rapat, tentu saja penting. Tapi kebanyakan rapat bisa membuat orang sinting! (by Dahlan Iskan, Menteri BUMN RI) 

Sumber: ANTARA
Reaksi:

0 komentar:

Posting Komentar

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Best WordPress Themes